Datenschutz
Version vom 08.04.2022
Präambel
Der Verantwortliche für die Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten ist der Tennisclub Obereschach e.V., in Sachen des Datenschutzes vertreten durch die Mitglieder des Vorstands.
Mitgliedsdaten
Die vom Tennisclub erhobenen Daten dienen dem Zweck der Führung einer Mitgliederkartei und für die Kommunikation mit den Vereinsmitgliedern, insbesondere für die satzungsgemäße Erfüllung der Pflichten des Vereins. Zudem werden diese Daten benötigt für die anonymisierte Meldung an den Badischen Sportbund zum Zwecke des Versicherungsschutzes bei der Ausübung des Tennissports, sowie zur Mannschaftsmeldung für die Medenrunde des Badischen Tennisverbands.
Personenbezogene Daten
Von den Mitgliedern des Vereins werden folgende Daten zum Zwecke der Mitgliedschaft erhoben:
- Vor- und Nachname des Vereinsmitglieds,
- Anschrift des Vereinsmitglieds.
Darüber hinaus werden folgende Daten für die anonymisierte, statistische Meldung an den Badischen Sportbund benötigt zum Zwecke des Versicherungsschutzes, beziehungsweise für die Meldung der Mannschaften in der Medenrunde beim Badischen Tennisverband:
- Geschlecht des Vereinsmitglieds und
- Geburtsdatum des Vereinsmitglieds.
Zudem werden folgende Daten zum Zwecke der vereinfachten und schnellen Kommunikation auf freiwilliger Basis erhoben:
- E-Mail-Adresse des Vereinsmitglieds und
- Telefonnummer des Vereinsmitglieds.
Rechtsgrundlage
Die Erhebung des Namens und der Anschrift erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. b) DSGVO zur Wahrung der satzungsgemäßen Pflichten und Rechte des Vereins im Rahmen einer Vereinsmitgliedschaft.
Geschlecht und Geburtsdatum werden auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO erhoben, wobei das berechtigte Interesse des Vereins und des Badischen Sportbunds durch den Versicherungsschutz der Vereinsmitglieder beim Ausüben des Tennissports sowie deren Zuteilung in Mannschaften begründet wird.
Die Erhebung der E-Mail-Adresse und Telefonnummer erfolgt durch Einwilligung auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. a) DSGVO.
Betroffenenrechte
Die von der Datenerhebung Betroffenen haben das Recht auf Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten, sowie zu deren Berichtigung. Ferner besteht das Recht auf Löschung der Daten, sowie zur Einschränkung deren Verarbeitung, im Fall, dass diese unrechtmäßig erhoben wurden, deren Erhebungszweck entfällt oder die Einwilligung zu deren Verarbeitung widerrufen wurde. Eine Einschränkung kann auch erfolgen, wenn die erhobenen Daten für Rechtsansprüche benötigt werden, jedoch deren Verarbeitung aus oben genannten Gründen ausgesetzt werden soll. Sollen Name, Anschrift, Geschlecht oder Geburtsdatum nicht mehr vom Tennisclub verarbeitet werden, muss die Vereinsmitgliedschaft satzungsgemäß von Seiten des Betroffenen gekündigt werden.
Im Falle einer Beschwerde ist für den Tennisclub der Landesdatenschutzbeauftragte von Baden-Württemberg zuständig.
Übermittlung an Dritte
Eine Übermittlung der Daten an Dritte findet nicht statt, mit Ausnahme der Übermittlung von Daten zur Mannschaftsmeldung an den Badischen Tennisverband bei Teilnahme an der Medenrunde:
- Vor- und Nachname des Vereinsmitglieds
- Geschlecht des Vereinsmitglieds und
- Geburtsdatum des Vereinsmitglieds;
sowie der Übermittlung für die digitale Kommunikation mit den Vereinsmitgliedern an die STRATO AG für die Verwaltung eines E-Mail-Verteilers:
- E-Mail-Adresse des Vereinsmitglieds.
Schutz
Die Mitgliedsdaten sind nur dem Vorstand des Vereins, beziehungsweise in dessen Auftrag Handelnden, insbesondere dem/der Sportwart*in zur Meldung der Mannschaften zur Medenrunde, digital oder analog zugänglich und mittels gängiger Sicherheitspraxis in der IT digital aufzubewahren. Übermittlung an Dritte erfolgt ausschließlich über Ende-zu-Ende-verschlüsselte Kanäle.
Aufbewahrungsfrist
Mitgliedsdaten werden für die gesamte Dauer der Mitgliedschaft gespeichert und nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, sofern die satzungsgemäßen Aufgaben und Pflichten erfüllt sind, insbesondere die Begleichung der Mitgliedsbeiträge.
SEPA-Lastschriftmandat
Die vom Tennisclub erhobenen Daten des SEPA-Lastschriftmandats dienen ausschließlich für den Einzug der durch die Satzung definierten und von der Mitgliederversammlung festgelegten Mitgliedsbeiträge.
Personenbezogene Daten
Von der zahlungspflichtigen Person werden folgende personenbezogene Daten erhoben:
- Vor- und Nachname der/des Zahlungspflichtigen,
- Anschrift der/des Zahlungspflichtigen und
- Kontodaten der/des Zahlungspflichtigen.
Rechtsgrundlage
Die Erhebung der Daten erfolgt durch Einwilligung der zahlungspflichtigen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. a) DSGVO.
Betroffenenrechte
Die von der Datenerhebung Betroffenen haben das Recht auf Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten, sowie zu deren Berichtigung. Ferner besteht das Recht auf Löschung der Daten, sowie zur Einschränkung deren Verarbeitung, im Fall, dass diese unrechtmäßig erhoben wurden, deren Erhebungszweck entfällt oder die Einwilligung zu deren Verarbeitung widerrufen wurde. Eine Einschränkung kann auch erfolgen, wenn die erhobenen Daten für Rechtsansprüche benötigt werden, jedoch deren Verarbeitung aus oben genannten Gründen ausgesetzt werden soll.
Im Falle einer Beschwerde ist für den Tennisclub der Landesdatenschutzbeauftragte von Baden-Württemberg zuständig.
Übermittlung an Dritte
Eine Übermittlung der Daten an Dritte findet nicht statt, mit Ausnahme der Übermittlung des SEPA-Lastschriftmandats an die Sparkasse Schwarzwald-Baar:
- Vor- und Nachname der/des Zahlungspflichtigen,
- Anschrift der/des Zahlungspflichtigen und
- Kontodaten der/des Zahlungspflichtigen.
Schutz
Die Daten des SEPA-Lastschriftmandats sind nur dem Vorstand des Vereins digital oder analog zugänglich und mittels gängiger Sicherheitspraxis in der IT digital aufzubewahren. Übermittlung an Dritte erfolgt ausschließlich über Ende-zu-Ende-verschlüsselte Kanäle.
Aufbewahrungsfrist
Die Daten des SEPA-Lastschriftmandats werden für die gesamte Dauer der Zahlungspflicht gespeichert und nach Beendigung aller Mitgliedschaften, für die eine Zahlungspflicht besteht, nach einer Frist von 14 Monaten nach dem letzten Lastschrifteinzug gelöscht, sofern die satzungsgemäßen Mitgliedsbeiträge beglichen sind.
Buchhaltung
Für die Buchhaltung fallen Daten an, um den Dokumentationspflichten im Zahlungsverkehr und zur Buchführung nachzukommen.
Personenbezogene Daten
Für die Protokollierung der Zahlungseingänge und -ausgänge werden
- Vor- und Nachname
- Kontodaten
der betroffenen Person gespeichert.
Rechtsgrundlage
Die Protokollierung des Zahlungsverkehrs erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. c), durch Pflichten abgeleitet aus § 259 und § 666 BGB.
Übermittlung an Dritte
Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt, außer um Rechenschaftspflicht laut § 259 und § 666 BGB abzulegen. Des Weiteren behält sich der Tennisclub vor, eine/einen Steuerberater*in zu beauftragen, dem/der Zugriff auf die Daten gewährt werden.
Schutz
Die Protokolldaten sind nur dem Vorstand des Vereins, sowie den durch die Mitgliedsversammlung berufenen Kassenprüfer*innen, digital oder analog zugänglich und mittels gängiger Sicherheitspraxis in der IT digital aufzubewahren. Übermittlung an Dritte erfolgt ausschließlich über Ende-zu-Ende-verschlüsselte Kanäle.
Aufbewahrungsfrist
Buchhaltungsdaten werden für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt, um gesetzlichen Pflichten nachzukommen.